Obrigações acessórias são declarações mensais, trimestrais e anuais, onde constam informações sobre a empresa. Elas devem ser declaradas ao Governo (federal, estadual ou municipal) e tem como principal objetivo fazer com que o contribuinte declare as informações solicitadas, podendo ser sobre diversas naturezas.
Uma das obrigações acessórias e que gera dúvidas recorrentes é a respeito de qual documento as empresas devem guardar, se é o XML ou DANFE, que ambos representam a NF-e, nos acompanhe para podermos te explicar o que fazer.
Qual documento guardar?
Primeiro, precisamos explicar quais as diferenças entre o XML e o DANFE para que você possa entender os seguintes passos.
Neste contexto, o arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica é o documento que possui validade jurídica. Ele dispensa impressão, pois é justamente armazenado e entregue em escriturações para a Secretaria da Fazenda e Receita Federal de forma digital.
Já o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) é um layout com o resumo das informações presentes no XML. Ele não possui validade jurídica, mas deve ser impresso para acompanhar o frete de uma mercadoria.
A regra é que o emitente e o destinatário deve manter em arquivo digital as notas fiscais eletrônicas pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital, o XML.
Também é importante observar que pelo §6º do artigo 13 da Portaria CAT 162/2008, o emitente da NF-e deve, obrigatoriamente, disponibilizar download ou encaminhar o arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário.
No caso da empresa destinatária das mercadorias e da NF-e, e que seja emitente de NF-e, ela também não precisa guardar o DANFE, mas apenas o arquivo digital recebido.
Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, ele pode, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.
É importante que o destinatário sempre verifique a validade da assinatura digital, a autenticidade do arquivo digital da NF-e, e a concessão da Autorização de Uso da NF-e.
Assim, ao compreender melhor suas obrigações acessórias você estará preparado para qualquer tipo de situação.
Como consultar esses documentos?
Uma maneira simples de consultar esses dados é acessando o portal fiscal e preencher os dados no local indicado.
Como facilitar a organização desses documentos?
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